Die aktuelle GBTA-Umfrage zeigt: Die Budgets für Geschäftsreisen bleiben vielerorts stabil oder steigen sogar. Gleichzeitig wächst der Druck. Steigende Preise, geopolitische Unsicherheiten und komplexere Rahmenbedingungen erhöhen die Anforderungen an Unternehmen. Parallel dazu werden Reisen intern stärker hinterfragt – nicht zuletzt durch hybride Arbeitsmodelle und digitale Alternativen. Vor diesem Hintergrund stellt sich nicht die Frage, ob Geschäftsreisen weiterhin stattfinden sollten, sondern wie Unternehmen ihren strategischen Nutzen klarer belegen können. Katja Vortmann, Vice President bei DER BUSINESS Travel und Mitglied der DRV-Initiative Chefsache Business Travel, ordnet ein.
Frau Vortmann, warum greift der klassische Blick auf Reisekosten im Geschäftsreisemanagement zu kurz?
Geschäftsreisen ausschließlich über Kosten zu bewerten, wird der Realität moderner Unternehmen nicht mehr gerecht. Natürlich bleiben Budgetdisziplin und Kostentransparenz wichtig – gerade in einem Umfeld steigender Preise und wirtschaftlicher Unsicherheiten.
Gleichzeitig beobachten wir, dass viele Unternehmen den Wert von Geschäftsreisen heute bereits deutlich differenzierter betrachten als noch vor einigen Jahren. Der reine Kostenfokus wird zunehmend hinterfragt. Dennoch dominiert in der Praxis häufig weiterhin die Budgetperspektive, während der strategische Beitrag von Reisen nicht systematisch genug erfasst wird.
Geschäftsreisen ermöglichen Vertrieb, Projektarbeit, Kundenbindung und Markterschließung. Wer ausschließlich auf den Preis schaut, blendet aus, welchen unternehmerischen Mehrwert persönliche Präsenz schaffen kann. Der Return on Investment (ROI) entsteht nicht auf der Kostenstelle, sondern durch Geschäftsergebnisse, die ohne diese Reisen oftmals nicht oder nur verzögert erreichbar wären.
Wie lässt sich der Return on Investment von Geschäftsreisen konkret messen?
Der ganzheitliche Blick ist entscheidend. Der ROI von Geschäftsreisen lässt sich nicht mit einer einzigen Kennzahl erfassen. Unternehmen müssen sich ganz konkret fragen: Welche Ziele verfolgt eine Reise – und wurden diese erreicht? Das können Umsatzimpulse, der Ausbau von Kundenbeziehungen, Projektfortschritte oder auch strategische Marktinformationen sein. Ergänzend gewinnen qualitative Faktoren an Bedeutung, etwa die Effizienz von Reiseprozessen aber auch beispielsweise die Zufriedenheit der Reisenden.
Wichtig ist, Geschäftsreisen stärker mit Unternehmenszielen zu verknüpfen. Erst wenn klar definiert ist, welchen Zweck eine Reise erfüllt, lässt sich ihr Mehrwert bewerten, auch im Vergleich zu digitalen Alternativen. Zunehmend spielt dabei auch Benchmarking eine Rolle: Unternehmen wollen wissen, wie sie im internationalen oder branchenweiten Vergleich aufgestellt sind – etwa bei Reiseintensität, Effizienz oder Zielerreichung. Dieser Vergleich schafft Orientierung und unterstützt strategische Entscheidungen. Unternehmen, die diese KPIs frühzeitig definieren und messen, schaffen Transparenz und können Geschäftsreisen gezielt dort einsetzen, wo sie echten Mehrwert liefern. Unternehmen sollten daher auch ihr Geschäftsreisemanagement regelmäßig strategisch überprüfen: Welche Reisen zahlen auf Unternehmensziele ein, welche nicht? Wer diese Fragen datenbasiert beantwortet, steuert nicht nur Kosten, sondern auch die eigenen Wettbewerbsvorteile.
Welche neuen KPIs werden das Geschäftsreisemanagement künftig prägen?
Wir erleben aktuell einen deutlichen Wandel – nicht nur, aber auch – bei den Kennzahlen. Compliance bleibt wichtig, reicht allein aber nicht mehr aus. Zukünftig rücken Messwerte wie Produktivität, Zufriedenheit der Reisenden, Prozesseffizienz und Nachhaltigkeit stärker in den Fokus. Ein modernes Geschäftsreisemanagement muss abbilden, wie gut Reiserichtlinien akzeptiert werden, ob sie praktikabel sind und wie sie sich auf Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden auswirken. Gleichzeitig erwarten Unternehmen belastbare Daten, um Geschäftsreisen international vergleichen und benchmarken zu können. Der systematische Einsatz neuer KPIs ermöglicht eine effizientere und strategischere Steuerung von Geschäftsreisen und macht ihren Wert erstmals klar sichtbar.
