Flug, Hotel, Mietwagen, Taxi oder Verpflegung: Auf einer Geschäftsreise entstehen zahlreiche Zahlungsvorgänge. Was für Reisende oft selbstverständlich erscheint, stellt Unternehmen vor wachsende Herausforderungen: Unterschiedliche Zahlungsmittel, manuelle Prozesse und fehlende Transparenz erschweren die Steuerung der Reisekosten. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Compliance, Datensicherheit und die steuerlich korrekte Verarbeitung von Rechnungen – etwa im Hinblick auf Vorsteuerabzug oder abzugsfähige Reisekosten – sowie an eine möglichst komfortable und effiziente Anwendung. Warum Unternehmen ihre Zahlungsprozesse ganzheitlich betrachten sollten und welche Potenziale moderne Payment-Lösungen bieten, erläutert Alexander Albert, Geschäftsführer von BCD Travel und Mitglied der DRV-Initiative Chefsache Business Travel.
Herr Albert, warum sind Zahlungsprozesse im Geschäftsreisemanagement heute ein strategisches Thema?
Wer an Geschäftsreisen denkt, hat häufig zunächst die Buchung von Flug oder Hotel im Blick. Tatsächlich endet die Reiseorganisation aber nicht mit der Buchungsbestätigung. Jede Geschäftsreise löst zahlreiche weitere Zahlungsvorgänge aus: vom öffentlichen Nahverkehr über Taxis und Parkgebühren bis hin zu Restaurantrechnungen oder kurzfristigen Umbuchungen. Diese Zahlungen verursachen Daten, müssen den richtigen Kostenstellen zugeordnet, geprüft und später abgerechnet werden. Genau deshalb sind Zahlungsprozesse heute weit mehr als ein Finanzthema. Sie beeinflussen die Effizienz des gesamten Travel Managements, die Datenqualität, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und nicht zuletzt die Zufriedenheit der Reisenden. Mit steigenden Anforderungen an Transparenz und Reporting wird die Reiseabrechnung deshalb zunehmend zu einem strategischen Bestandteil der gesamten Reisekette.
Wo liegen in der Praxis die größten Herausforderungen?
In vielen Unternehmen sind die Zahlungsprozesse historisch gewachsen. Die eigentliche Reise wird vielleicht über ein Online-Buchungssystem gebucht, das Hotel mit einer Lodge Card bezahlt, das Taxi über eine App, das Abendessen mit der privaten Kreditkarte und die Parkgebühren bar ausgelegt und anschließend per Reisekostenabrechnung eingereicht. Betrachtet man diese einzelnen Schritte isoliert, wirken sie wenig problematisch. Zusammengenommen entstehen jedoch zahlreiche Medienbrüche und manuelle Prozessschritte.
Nach der Reise müssen sämtliche Belege zusammengeführt, den richtigen Kostenstellen zugeordnet und anschließend geprüft werden. Hinzu kommt, dass Rechnungen – insbesondere Hotelrechnungen – steuerrechtlich korrekt verarbeitet werden müssen. Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, länderspezifische Vorgaben oder die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug machen die Prüfung zusätzlich komplex. Fehler können dazu führen, dass Unternehmen steuerliche Potenziale nicht ausschöpfen oder unnötigen Nachbearbeitungsaufwand haben. Allein dieser administrative Aufwand bindet Zeit, sowohl bei den Reisenden als auch in der Finanzbuchhaltung. Hinzu kommt, dass Unternehmen häufig erst mit erheblicher Verzögerung einen vollständigen Überblick über die tatsächlichen Reisekosten erhalten. Damit fehlen wichtige Informationen für Budgetsteuerung, Controlling oder auch das Nachhaltigkeitsreporting.
Wie sehen moderne Zahlungsprozesse heute aus?
Moderne Payment-Lösungen verfolgen einen anderen Ansatz. Sie verbinden Buchung, Zahlung und Abrechnung möglichst nahtlos miteinander. Wird beispielsweise ein Flug über das Online-Buchungssystem gebucht, kann automatisch eine virtuelle Kreditkarte erzeugt werden, die ausschließlich für diese Buchung gilt. Die Zahlungsinformationen werden unmittelbar dem Reisenden, der Kostenstelle und dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Hotelrechnungen, Mietwagen oder weitere Leistungen lassen sich ebenfalls digital integrieren. Nach Abschluss der Reise fließen sämtliche Zahlungsdaten automatisiert in das Reisekosten- oder ERP (Enterprise Resource Planning) - System. Der Reisende muss deutlich weniger Belege sammeln oder Ausgaben manuell erfassen, während Unternehmen nahezu in Echtzeit auf konsolidierte Daten zugreifen können. Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern verbessert gleichzeitig die Datenqualität und schafft eine wesentlich höhere Transparenz über die tatsächlichen Reiseausgaben. Nicht zuletzt spart es Arbeitszeit, die dann wieder für die eigentlichen Aufgaben eingesetzt werden kann.
Welche Vorteile ergeben sich daraus für Unternehmen und Geschäftsreisende?
Der größte Vorteil liegt sicherlich in der Automatisierung. Weniger manuelle Prozessschritte bedeuten weniger Fehlerquellen und geringere Prozesskosten. Gleichzeitig lassen sich Compliance-Vorgaben einfacher einhalten, weil Zahlungsdaten unmittelbar dokumentiert und nachvollziehbar sind. Für Travel Manager und Unternehmenslenker entsteht zudem ein deutlich besseres Bild über das Reisegeschehen. Sie erkennen schneller, wie sich Ausgaben entwickeln, welche Leistungen besonders häufig genutzt werden oder wo Einsparpotenziale bestehen. Auch für die Reisenden verbessert sich das Reiseerlebnis erheblich. Wer nicht mehr privat in Vorleistung gehen oder zahlreiche Belege sammeln muss, kann sich auf den eigentlichen Zweck der Reise konzentrieren. Moderne Payment-Lösungen leisten damit einen wichtigen Beitrag zu einer positiven Traveller Experience.
Welche Entwicklung erwarten Sie in den kommenden Jahren?
Wir werden erleben, dass Payment immer stärker in digitale End-to-End-Prozesse integriert wird. Künstliche Intelligenz, virtuelle Zahlungsmittel und automatisierte Datenflüsse werden dazu beitragen, dass Buchung, Zahlung und Abrechnung zunehmend ohne Medienbrüche ablaufen. Unternehmen werden Zahlungsprozesse deshalb künftig nicht mehr isoliert betrachten, sondern als integralen Bestandteil ihres Travel Managements. Denn wer Transparenz schaffen, Prozesse vereinfachen und gleichzeitig die Zufriedenheit seiner Mitarbeitenden erhöhen möchte, kommt an modernen Payment-Lösungen kaum noch vorbei.
Über „Chefsache Business Travel“
„Chefsache Business Travel“ ist eine Initiative der Travel Management Companies im Deutschen Reiseverband (DRV). Ziel der Kampagne ist es, Geschäftsreisen als strategisches Managementthema zu positionieren und Entscheider für die Vorteile eines professionellen Geschäftsreisemanagements in Zusammenarbeit mit spezialisierten Geschäftsreisebüros zu sensibilisieren. Die Initiative versteht sich als zentrale Informationsquelle und Meinungsbildner rund um modernes Travel Management für Geschäftsführungen, Travel Manager, HR-Verantwortliche, Assistenzen und Geschäftsreisende. Getragen wird die DRV-Initiative von den Travel Management Companies ADAC Reisevertrieb, BCD Travel und Lufthansa City Center.
